Razones por las que debes adoptar el tablero Kanban dentro de un equipo de trabajo
Kanban, es un método para gestionar proyectos o tareas. Sirve como guía durante el proceso, desarrollo u organización del trabajo. El tablero Kanban, se visualiza de manera clara y permanente frente a todos los integrantes de un equipo o equipos dentro de la empresa o departamentos.
Kanban, es una de las alternativas clave en la gestión del trabajo pendiente, realizado o en curso, pensada para facilitar el flujo de tareas dentro de un mismo departamento. Sus orígenes se retoman de metodologías como Agile, Lean y Scrum, ya que algunos de sus principios, se reformulan y mejoran respecto a los otros métodos mencionados.
La finalidad del método o tablero Kanban, es brindar a los colaboradores las herramientas y el conocimiento necesario para dar hincapié a la autonomía de las tareas, evitando la supervisión constante y así aprovechar ese tiempo en otras actividades.
Tres razones para implementar Kanban en tu área de trabajo
Las tareas o el orden de hacer el trabajo no siempre resulta ser el mismo debido a que cada colaborador lo realiza acorde a sus propios métodos; como consecuencia de ello y al no tener una estrategia definida para cada labor, los tiempos de entrega, e inclusive la misma obra, resulta diferente en cada momento que se solicita.
El tablero de Kanban reduce estas posibilidades a una sola forma de trabajo y tiempo, al estatuir un orden del deber-ser de las tareas.
El trabajo correcto
Cada miembro del equipo conocerá la forma y la manera de realizar la labor acorde a lo establecido en el tablero; es decir, sabrá con exactitud cuál es el trabajo o los pendientes que tiene que realizar en un determinado momento o tiempo.
Los tiempos correctos
Una vez que el equipo conoce los pendientes y sabe la forma idónea de realizarlos, trabajará en ello en el momento oportuno, previendo los retardos o atrasos en su entrega. Cada miembro o departamento será consciente de qué, cuándo y a qué hora entregar lo planeado.
El orden correcto
Con la constante masificación del trabajo en las organizaciones, es común no tener un orden o prioridades del trabajo, lo que conlleva a realizar las labores con distintos métodos; con la visualización de las tareas por medio de Kanban, el contribuyente identificará el momento y la secuencia en la que debe realizar el trabajo, esto le permitirá tener un orden o estructura en su trabajo, por consiguiente, ahorrará tiempo y esfuerzo.
Qué incluye y cómo hacerlo
Para organizar un tablero Kanban, basta con identificar dos rubros, pues estos son la base y la esencia del tablero. Cabe mencionar que dicho tablero debe ser visible para todo el equipo o todos los miembros del proyecto; de este modo, y cubriendo la necesidad acontecida, es factible acudir a software o pizarras físicas e inclusive la pared para su realización.
Identificar el flujo u orden del trabajo
Primero se debe identificar el producto final. Después, en forma de lista, enumerar las actividades en el orden que se deban realizar; es importante que sea claro y no este perceptible a modificaciones continuas.
El orden de la lista dará las pautas y el tiempo necesario para concluir y entregar el producto o proyecto final. Es decir, señalar desde el paso número 1 hasta el último, antes de concluir formalmente con el proceso.
Si el proyecto o producto requiere de varias disciplinas o momentos diferentes para su elaboración, puedes dar prioridad a unas u otras áreas o tareas, desde luego, acorde a los objetivos planteados.
Una vez creada la lista, es indispensable crear un manual de instrucciones, el cual tiene como objetivo enterar a la persona del cómo debe realizar una labor en particular. De este modo, cada vez que un colaborador diferente haga la misma tarea, seguirá los mismos pasos que el anterior, por consiguiente, se entregarán trabajos coordinados entre sí, al mismo tiempo que respetarán los tiempos y modos de entrega.
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Delimitación de áreas
Al determinar el número de tareas y el orden de estas, ahora, es indispensable identificar quién o qué área o departamento las va a realizar. Para lograr resultados óptimos, es importante señalar en el tablero el encargado sobre la tarea establecida.
Para ello, es importante consultar si una o varias labores son repetitivas durante el proceso de valorización, de este modo, asignarlas bajo el poder de una sola área o colaborador. De este modo, pueda concentrarse en la realización de esa sola tarea y no involucrarse con otras tareas.
Para concluir, en cualquier proceso, es importante categorizar o definir el significado de “terminado” dentro de las diferentes actividades, debido a que cada tarea se va “concluyendo” de manera independiente, pero la unión de todas la consolidan.
