La firma electrónica lleva un par de años implementándose en la expedición de certificados, diplomas y documentos con validez oficial; más allá de ser una tecnología usada únicamente por instituciones educativas, muchas empresas están comenzando a implementarlo en muchos de sus procesos. Ya que es un tema de gran importancia, te compartimos lo que es la firma electrónica, ventajas y cómo la hemos implementado en algunos desarrollos.
La firma electrónica representa una autenticación que es capaz de sustituir a la firma en papel, siendo esta la forma más simple de autenticar un documento; la gran ventaja que tiene es que utiliza medios informáticos para completar la solicitud de consentimiento.
¿De qué trata una firma electrónica?
Actualmente, existe un gran incremento en la adopción de este tipo de autenticación en todo el mundo para formalizar acuerdos y negocios de cualquier índole; sobre todo gracias a las tecnologías emergentes de la mano de Legaltech y sus derivados.
Ahora bien, es momento de hablar sobre las ventajas generales que ofrece esta tecnología en las empresas sin importar el rubro, incluso varias instituciones gubernamentales han comenzado a utilizarlo por cuestiones de seguridad.
Además de ser multifuncional, ya que provee de autentificación de documentos, integridad en la información, creación de documentos de todo tipo como compra, venta, renta, contratos de prestación de servicios, acuerdos comerciales, corporativos, aprobación de cotizaciones, etc.
Top 5 ventajas de que ofrece está tecnología
1. Reducción de los costos
La primera ventaja y la más evidente es la reducción del uso del papel, que además de ser un costo para la empresa, te permite sumarte a una iniciativa global de empresas socialmente responsables que se encargan de aportar a la sustentabilidad.
Sin mencionar los costos secundarios como impresoras, tinta entre otros recursos alrededor del uso del papel; así mismo los gastos implicados por los límites geográficos para aquellos contratos que tienen que ser enviados de un sitio a otro.
2. Disponibilidad
Un contrato digital te permite el acceso a su contenido en cualquier momento, desde cualquier lugar y a cualquier hora; sin importar el espacio geográfico, puedes acceder desde tu Smartphone, Tablet, computadora, etc.
3. Seguridad
La falsificación de documentos en papel ya no es un problema replicable para los que poseen firma electrónica, sustentado por la NOM151 la cual valida que un contrato digital es seguro, el documento se asegura con blockchain que protege la integridad del archivo en caso de que alguien trate de modificarlo.
Ante cualquier intento de cambio, la cadena de bloques evita que pueda ser falsificado; además del uso de encriptación en el envío de este por lo que de ninguna manera pueden ser alterados o editados.
4. Experiencia de usuario
Como lo hemos dicho antes, el usuario/ cliente es lo más importante para cualquier negocio, por lo que darle facilidades y comodidad a lo largo de sus procesos e impulsarlos a sumarse en las etapas de digitalización permitirán una mejora significante en el servicio final.
Muchas empresas como instituciones bancarias ya lo han implementado, pero existen muchas otras empresas que podrían comenzar la disrupción con este proceso.
5. Eficiencia en los procesos
La firma electrónica te permite tener una mejor gestión de documentos, lo que eficiente la organización de tiempo y recursos.
Lo que te permitirá como consecuencia aumentar tu productividad, enfocando la mayoría de tus esfuerzos en los procesos más importantes, en vez de gastar tiempo y recursos en tareas simples propias del tener montañas de archivo en físico, así como reducir pasos y etapas burocráticas en la ejecución de solicitudes.
Ahora que conoces las ventajas de la implementación de una firma electrónica, piensa que puedes desarrollarlo para darle una mejor atención a tus clientes, reflejando un buen resultado en la experiencia del usuario.
