¿Qué tan efectivas son las reuniones? Esto dice Harvard

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Las reuniones de trabajo suelen emplearse para conocer el avance de un departamento en particular, así como atender de manera oportuna posibles obstáculos que surjan en el camino. Sin embargo, estudios recientes señalan que este propósito no puede tener efecto afectando la productividad de los trabajadores.

Para obtener mayor claridad sobre esta cuestión y obtener datos de calidad, la Universidad de Harvard abordó esta cuestión desde una encuesta que se realizó a cientos de ejecutivos y trabajadores. Los resultados de esta investigación resultan reveladores.

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Los datos del estudio

Analizando los datos, encontraron que un 70% de las reuniones serían prescindibles al mismo tiempo que generan más problemas que soluciones. De modo que el 65% de los directivos y empleados opinaron que estas reuniones les impiden concretar sus pendientes. Un 71% definió estas citas como actos improductivos e ineficientes. El 64% asoció estos encuentros con una menor posibilidad de pensar en una solución de sus departamentos o de la misma empresa.

La revista Forbes, por su parte, informó las conclusiones del estudio recolectando testimonios de diversos empresarios que han recogido el testigo e introducido modificaciones con el fin de reducir las incidencias negativas que pueden tener las reuniones. Entre estas soluciones encontramos:

  1. Realizar reuniones de pie, como un incentivo para que estas sean más ágiles.
  2. Aplicar una cifra máxima de reuniones diarias o semanales.
  3. Establecer un límite de tiempo de 20 minutos.

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Explorando el estudio

Los investigadores marcan una distinción entre las reuniones de negocios con las de trabajo. En la primera de ellas, y debido a que se evalúa la posibilidad de desarrollar un proyecto en conjunto, las reuniones se valoran. En cambio, las que se producen internamente en la empresa, tienden a afectar la productividad del equipo.

Mientras tanto, las estadísticas de la Oficina de Investigación Económica de Estados Unidos y de la división Workplace Insights de Microsoft concluyeron que, debido a la pandemia, incrementó el número de reuniones, participantes, así como la duración de las reuniones. Esta puede ser la razón por la que las escuelas de negocio se estén enfocando en este asunto. De modo que las reuniones de trabajo corren el riesgo de volverse improductivas, se acumulan de forma excesiva, se efectúan de manera poco expeditiva o incorporan demasiados participantes.

Un estudio realizado por Benjamin Laker encontró que al reducir un 40% en número, así como el tiempo dedicado a las reuniones de trabajo, puede ocasionar una caía de la autonomía del 78%. Mientras mejora la comunicación intraempresarial en un 57% con una respuesta de cooperación del 43%. Del mismo modo, se conseguiría un 32% de la cooperación entre trabajadores y departamentos, con un salto de productividad del 71% con un 52% del grado de satisfacción en el trabajo y una caída del nivel de estrés del 43%.

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