Gestión digital de documentos en las PYMES

La gestión de documentos quizá es el proceso de digitalización más importante que las PYMES están enfrentando y en la nube existen varias opciones baratas y eficientes.

En artículos anteriores hablé de las comunicaciones y la implementación de políticas para colaboración digitales. Casi todo tiene que ver con información: cotizaciones, presentaciones, facturas, inventarios, reportes, etc. Ahora ahondaré en las distintas opciones que existen para poder migrar a la nube.

Almacén y sincronización

Existen a grandes rasgos 3 opciones muy populares y que en general funcionan igual de bien, con diferencias en costos y propuestas adicionales. Pero también existen otras menos populares a las que vale la pena echar un vistazo. La selección de una (o dos, que en mi caso trabajo con Dropbox y Drive) dependerá de los gustos y estructura de área.

Siempre mi recomendación es probar, porque a pesar de mucho leer sobre cada opción y sus beneficios (“más megas por menos costo” o “mejores add-ons”), hasta que no lo usas no sabrás si es la mejor para ti. No hablaré de costos ni espacio, ya se ha dicho mucho sobre eso, sino mi experiencia personal implementando para distintos usos:

Dropbox

Probablemente el nombre más conocido, es ya genérico para este tipo de servicios. Dropbox se trata de una compañía estadounidense que fue pionera en este producto, fundada en 2008. 

Con versiones individuales y de empresa, en este producto es donde más diferencias he encontrado -no de precio o megas, sino de funcionalidad, OJO-. La versión de empresa básicamente se convierte en “un disco duro gigante” para todos los colaboradores vs “distintos discos” en las versiones individuales. Suena bien, pero tiene sus bemoles…

Pros

• Muy sencillo de implementar, amigable y en las versiones de empresa tiene soporte por chat (MUY rápido, realmente les apasiona el servicio al cliente).
• La App funciona muy bien tanto en Windows como en Mac, las versiones móviles son también excelentes -tanto iOS como Android-.
• Dropbox Paper es una joyita. Un gran producto que funciona básicamente como un espacio colaborativo para equipos. Vale la pena echarle un ojo y tal vez para trabajo remoto pueda ser razón suficiente para decidirte por Dropbox.
• Solicitar transferencias. Una gran idea, en la que se crea un espacio virtual en la cual puedes pedir archivos a quien sea (dentro o fuera de tu equipo) y esa persona solo pueden ver esa “carpeta”. Así un cliente puede mandarte documentos pesados sin necesidad de tener una cuenta de Dropbox y de ahí tú podrás mover cada cosa a su lugar dentro de tu espacio ya.
• “Transfer”. Para envíos de archivos -sobre todo para externos a tu equipo, ideal para entregas a clientes-. Es básicamente un “We Transfer” con la diferencia de que tienes el control de quien descarga, hasta cuándo y demás controles -depende de la versión que contrates (estadísticas, caducidad por mes, logo de tu empresa)-, y todo desde el mismo sistema.
• Se integra con Google y MS Office (pero lee los contras, no todo es miel sobre hojuelas en esta parte…)

Contras

• En la versión de empresa de este sistema deberás tener una cuenta de Google Workplace (antes G Suite) o de MS Office 365 para poder abrir los archivos desde el programa. Es decir, deberás pagar alguno de estos si no quieres tener que descargar el archivo de Excel para abrirlo en tu computadora, editarlo y volverlo a subir.
• En la versión personal puedes usar una cuenta personal de Google Docs (gratis) para abrir los documentos, sin embargo tienes otras limitantes… Al compartir un archivo a otra persona -quien sea, hablando de la versión personal no tienes “un equipo”- el espacio le sumará también a esa persona (en la versión de empresa recuerda que es como si trabajaran todos en un mismo “disco duro virtual” por lo que no pasa esto).
• La interfase de uso no es tan amigable como la de Google Drive (en gustos se rompen géneros, pero es una opinión más o menos generalizada, un ejemplo puntual: no soporta “botón derecho del mouse” para realizar acciones en el navegador en Windows).
• La versión gratuita personal solo incluye 2 GB, y los costos aunque son bajos, empiezan desde muy temprano en tu implementación.

Google Drive

En Google Drive la diferencia fundamental vs Dropbox es que integra -obviamente- perfectamente bien con toda la suite de Google: Calendar, Meet, Gmail, Currents… Por supuesto que con Docs también (desde donde escribo este artículo).

Pero tal vez lo más importante es que en Google Drive no existe “un disco duro de equipo” sino distintos espacios personales que pueden compartirse, y cada persona tiene SU espacio (aunque sea versión de equipo, funciona como varias individuales de Dropbox). Se complementa con Vault, eso sí, que implementa más funcionalidades.

Fuera de esto, la aplicación es igual de buena, los precios son similares y la interfase es muy similar. Se recomienda si utilizas su solución empresarial, sin duda. Además, es la mejor para comenzar, porque ofrece 15 GB totalmente gratis sin necesidad de un correo de Gmail siquiera.

MS OneDrive

En el mismo tenor que Google, lo que busca Microsoft es que utilices su Suite completa, y no solo este sistema. De igual forma, se recomienda para quienes ya implementaron en su empresa esta opción: Microsoft 365 (antes “Office 365”, es totalmente en línea e incluye descarga de la versión para instalar, pero a diferencia de antes que se compraba una licencia de cajita “para siempre”, ahora se contrata por mes o año).

Lo recomiendo más para empresas medianas en adelante, porque al combinar OneDrive con Office y el fantástico Teams para videoconferencias, también ofrece opciones de gestión empresarial avanzadas, desde copias de seguridad automáticas hasta políticas de contenidos por ejemplo. 

Igual vale la pena que le eches un ojo a la solución completa, MS Office con todo para una PYME es una buena idea, y no es tan caro como puedas pensar; tiene sus ventajas usar Software en la nube y dejar tus versiones piratas o de 2007.

iCloud

A mi parecer la oferta de Apple se quedó corta, y más enfocada en el uso personal. Si bien siempre será una opción para los que usen Mac, el respaldar tu computadora, teléfono y tableta es algo más bien personal.

Puede usarse también para PYMEs, claro, pero debo admitir que al no ser fan de Apple tal vez sea muy duro para juzgar en productividad y colaboración a esta propuesta…

Sync y “otros”

¡Hay vida fuera de los gigantes también! Sync es una GRAN opción, muy similar a Dropbox y con una filosofía de privacidad y uso justo de datos muy buena. Básicamente su algoritmo garantiza que nadie ve tu información, ni sus administradores, y obviamente contempla encriptación avanzada. Buena idea para quien tiene material extra sensible, pero además su interfaz es muy amigable y sus aplicaciones sencillas.

Si ya usaste Dropbox como yo y no te enamoraste, dale una chance a otras opciones, empezando con Sync, aunque cuesta, está pensado para grandes cantidades de datos (sus planes empiezan en 2 TB individuales o 1 TB en equipo de mínimo 3 personas).

Gestión de documentos

Cada vez más hemos migrado a poder enviar por correo los contratos, y recabar firmas de manera digital. Existen excelentes opciones que gestionan esto, y vale la pena si trabajas mucho con documentos colaborativos. Ya hablamos de Paper de Dropbox, que básicamente también busca este fin de cierta forma.

Docusign vs Adobe Acrobat

No hay mucho qué decir, creo que en ambos casos se deberán de probar. Ambos tienen versiones de prueba y son buenos para distintos casos. 

Docusign se pensó para gestionar de manera MUY sencilla el envío de documentos y versiones comentadas, todo es en la nube y busca simplificar negociaciones (alias “control de cambios” como muchos lo conocen en Word). Es un cambio de paradigma muy interesante, altamente recomendado para recopilar comentarios desde distintas partes del mundo de una manera sencilla.

Acrobat es un viejo lobo de mar. Casi todos los que usamos Windows tenemos instalado el Acrobat Reader, que se trata de la versión gratuita y más básica del “Pro”. Ahora Adobe apostó por mover también a la nube su versión insignia, y no es necesario tenerlo instalado para recabar firmas o realizar cambios a los PDFs.

La diferencia es que es un poco más caro pero también incluye funcionalidades más allá de solicitar o gestionar firmas, se integra con todos los demás programas de la empresa (Photoshop, por ejemplo) vía su Cloud y trabaja muy bien con Drive o Dropbox. Es decir, ahora puedes hacer todo desde un navegador sin necesidad de descargar archivos…

Perpetuidad como valor

Existen más opciones, más sistemas basados en la nube y cada vez más y más funcionalidades específicas que quieren revolucionar la forma de trabajar y colaborar. Mi recomendación es no dejar de buscarlas y probarlas, la gran mayoría ofrecen opciones de prueba o gratuitas para empezar.

Pero lo más importante es considerar que eventualmente TODA la información importante viva en la nube. Está muy bien tener un disco duro externo (y de hecho recomiendo tener también un respaldo físico de lo más importante, ¡y hasta dos!), pero éstos se dañan, las laptops se roban y la información, se pierde… Si cuidas bien tu Drive o Dropbox, pueden durar para siempre. Cuesta (casi siempre), eso sí, pero sin duda vale la pena evaluarlo y contemplar esta inversión vs compra de Hardware.

¿Paranoia?

Claro que deberá cuidarse el proteger los accesos –la verificación de dos pasos es indispensable para cualquiera sistema de este tipo- y las políticas de compartir. Pero es más probable que alguien robe información de tu computadora u oficina que vulneren a Google. Respalda siempre lo importante en más de un medio.

Además, siempre puedes quitar acceso a alguien que ya no colabora, bajando el riesgo de que se roben información sensible o que la borren de sus correos o laptops al terminar mal una relación laboral. Todos los sistemas soportan hasta 30 días de respaldo por si acaso alguien de tu equipo borró un archivo, así como revisión de versiones anteriores que se editaron desde la nube.

Por último, el buscar y compartir información en cualquiera de estos sistemas es muy rápido y puede hacerse desde cualquier lugar, desde tu celular. Y lo mismo quitar accesos o modificar errores sin tener que volver a enviar anexos, y todo sin tener que estar en la oficina.