Cómo usar Zoom: guía rápida

Si eres nuevo en esta parte del mundo virtual, donde ahora la mayoría de los encuentros se conforman, y aún no entiendes muy bien cómo funciona, aquí te comparto una mini guía de uso rápido, además de aclarar algunas dudas.

¿Qué es Zoom?

Para iniciar, ¿qué es Zoom?, según Pocket, Zoom es un servicio de videoconferencias basado en la nube, para reunirse virtualmente con otros. Ya sea por video, sólo por audio o ambos, mientras se realiza un chat en vivo, inclusive permite grabar esas sesiones para verlas más tarde.

Esta aplicación permite un encuentro virtual con los compañeros de trabajo, empleadores, maestros, alumnos o hasta amigos para echar chisme. En la actualidad se ha vuelto un recurso indispensable para nuestra vida laboral o escolar, ya que esto facilita la organización, además de mantener un tanto contacto humano y continuar con las “jornadas de trabajo” sin romper demasiado las nuevas rutinas.

Características principales

• Reuniones individuales
• Videoconferencias grupales
• Compartir pantalla

¿Qué se necesita para usar Zoom?

1. Un computador, tableta o smartphone con acceso a internet
2. Una cuenta de Zoom. Puedes crearla en el sitio oficial.

Una vez creada tu cuenta podrás tener las opciones de crear una reunión desde la página o descargando la aplicación. Existen diversas modalidades en Zoom, una vez creada la cuenta tendremos acceso a su formato gratuito, la cual tiene una serie de limitantes como que las reuniones están limitadas a 40 minutos para grupos de tres o más asistentes. Claro, la compañía nos ofrece un total de cuatro categorías a los que podemos acceder, la diferencia es que son paquetes de diversos precios.

Configurar una reunión en Zoom

1. Ve a la página web de Zoom e inicia sesión con tu cuenta.
2. Una vez iniciada la sesión darás clic en “anfitrión”, aparecerá una pequeña pestaña y darás click en “Abrir Zoom”.
3. En caso de no tener instalado Zoom, es recomendable descargarlo.
4. Una vez ya instalada la aplicación y abierta la ventana de Zoom, nos aparecerá un menú con las opciones: Nueva reunión, Unirse, Agendar y Compartir pantalla.
5. Daremos clic en “nueva reunión”, aparecerá una ventana con el nombre: Zoom Reunión y una pequeña adicional con la cual podremos elegir “entrar al audio por computadora” o “probar el audio de la computadora”. Si quieres estar seguro que te escucharán es recomendable probar el audio, si crees que es innecesario selecciona “Entrar al audio por computadora”.

Invitar personas a mi reunión

1. Una vez dentro de la reunión de Zoom, en la parte inferior de la pantalla encontraremos una barra con las siguientes opciones: “silenciar”, “detener video”, “seguridad”, “participantes”, “chatear”, “compartir pantalla”, “grabar”, “reacciones” y “finalizar”
2. Daremos clic en “participantes” y después en “invitar” y nos arrojará una ventana en la cual tenemos las opciones de agregar los correos de las personas que queremos estén presentes en la reunión, agregarlos por nuestros contactos, copiando enlace de invitación, copiar invitación y la contraseña de la reunión. La forma más sencilla que yo recomiendo es copiando el enlace de invitación y la contraseña de la reunión a las personas que quiero que asistan a la videoconferencia.
3. El último paso de esta parte es esperar a que las personas accedan al enlace, ingresen la contraseña y entren a la reunión.

Bloquear el audio, parar el video o el chat

En la barra de herramientas, al inferior de la pantalla, podremos encontrar esos iconos, basta con presionar los iconos para lograrlo.

Al presionar el micrófono silenciaremos el audio, al presionar la cámara pararemos el video. Al presionar el Chat, se abrirá la ventana de conversaciones para la reunión, para bloquear el chat, darás clic sobre “…”, aparecerán las opciones con las que el participante puede interactuar, darás clic en “nadie” y de esta forma estará bloqueado el chat.

Compartir pantalla

En la barra de herramientas, al inferior de la pantalla, encontrarás la opción de “compartir pantalla”, al ingresar a la opción te arrojará una ventana donde podrás seleccionar la pantalla que deseas compartir y después darás clic en “compartir” (se encuentra en la parte inferior derecha de la ventana en color azul).

Para dejar de compartirla, en la parte superior de la pantalla encontrarás la barra de herramientas y debajo en color verde “está compartiendo la pantalla” a su lado estará en color rojo “deja de” o “detener compartición” solo basa con presionar la opción roja y dejará de compartir pantalla.

Unirme a una reunión

Según Digital Trends, existen dos formas:

1. El anfitrión debe proporcionar un enlace o una ID de reunión. Si es el enlace completo, simplemente pégalo en tu navegador web y estarás prácticamente adentro.
2. Si te proporciona una ID de reunión, dirígete a la página web de Zoom y darás clic en “entrar” donde pondrás el ID de reunión y darás “enter” para ingresar.

Actualizar Zoom?

Si tienes instalada la aplicación de Zoom, bastará con iniciar sesión en tu cuenta, hacer clic en tu foto de perfil y seleccionar “buscar actualizaciones”. Si hay nuevas actualizaciones, podrás descargarlas e instalarlas de inmediato a través de la pantalla de actualizaciones, solo sigue las instrucciones.

De acuerdo con Techetera, estos son los problemas comunes y tips para salvarte en Zoom:

1. Silencia tu micrófono cuando no estés hablando.
2. Asigna un moderador.
3. Usa el chat.
4. Video si, video no: si tienes problemas de conectividad o la gente le dice que su voz se está entrecortando, apaga por momentos tu videocámara de manera que el consumo de ancho de banda sea menor.
5. Advierte a otros que estás en videollamada: esto aplica para terceras personas que se encuentran en nuestro hogar para que no hagan tanto ruido o no sean inoportunas, evita pasar vergüenzas
6. Cuidado con lo que tienes en pantalla: cuando estás a punto de compartir pantalla, presta atención a la pantalla que estás por compartir. Evita que sean páginas web, chats o aplicaciones, más vale prevenir y que no te cachen en Netflix.
7. Si vas a grabar, asegúrate que la gente de la conferencia se entere.

Esto es información que cura cuando estás en reuniones de Zoom o de cualquier tipo.

Información adicional de Zoom

Como lo indica Profesional Review, estas son algunas de las características que hacen especial a Zoom:

• Video y audio en HD integrados
• Herramientas de colaboración integradas.
• Reunirse de manera segura.
• Grabaciones y transmisiones.
• Uso optimizado del calendario.
• Chat en equipo.

Ahora sabes lo básico para usar Zoom de una forma adecuada y no morir en el intento.