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Apps ideales para un Home Office productivo

La tecnología actual ha brindado la oportunidad de lograr un buen desempeño del home office, incluso antes de que se implementara por la pandemia. En la actualidad, muchos profesionales desempeñan sus labores desde casa gracias a las nuevas tecnologías y aplicaciones con las que se puede estar en contacto con los compañeros de trabajo; ya sea por mensajería instantánea, llamadas, video-llamadas o transferencia de archivos.

Sin embargo, el gran catálogo de aplicaciones que se encuentra en la red, pone en dificultad la elección de la correcta o la más funcional de acuerdo con el tipo de actividades que desempeña la empresa o el grupo de trabajadores con los que quieres compartir tu información.

Es cierto que los riesgos y distracciones al momento de hacer home office son muchos, lo cierto es que debemos tener claro el enfoque de la productividad y confianza que se ha depositado en nosotros para el desempeño de nuestras actividades.

Por ello, aquí te compartimos las apps que están causando tendencia, que ya se encuentran establecidas en otras empresas y que han sido aceptadas por gran parte del equipo de trabajo.

G-Suite

También conocido como Google Suite, este es un conjunto de herramientas en línea que permite a las empresas la correcta colaboración entre sus grupos laborales en tiempo real y almacenamiento en la nube; ideal para un home office productivo.

Entre sus beneficios se encuentran:

  • Satisfacción de las necesidades de la empresa.
  • Ayuda a incrementar la productividad.
  • Reducción de costos.
  • Alta seguridad de las herramientas hospedadas.
  • Soporte por correo electrónico o telefónico las 24 horas del día los 365 días del año.
  • Almacenamiento de hasta 30 GB en el correo electrónico por cada colaborador.
  • Acceso a las aplicaciones desde el teléfono móvil.
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Las aplicaciones que puedes encontrar dentro de este paquete de productos son:

  • Gmail – Correo electrónico para la empresa.
  • Google Meet – Aplicación web o móvil para realizar videollamadas.
  • Calendaio Google – Agenda todas las reuniones y enlaza directamente con Google Meet.
  • Drive – Almacena cualquier archivo en la nube.
  • Google Docs – Crea y modifica cualquier archivo de Word, Excel o Power Point.
  • Sites – Crea una pagina web de tu empresa.
  • Chat – Mantener el contacto con tu equipo de trabajo.
  • Currents – Es una red social para la empresa (antes G+)

Además, puedes encontrar tu cuenta vinculada a Google Maps, Google Earth, Google News, Google Traductor, Google Fotos, YouTube y Formularios para crear encuestas, registros o llevar la contabilidad de tu negocio.

Telegram

Una aplicación de mensajería instantánea que ha sido considerada más completa que Whatsapp, y por ello una gran herramienta de trabajo.

Dentro de las ventajas que se pueden encontrar al utilizar esta app, es que cuenta con tres versiones (o multiplataforma), para móvil y para desktop (PC), esto es, que se pueden instalar en ambos dispositivos, vincularlas y tener un uso más cómodo. También cuenta con la versión web, que desde cualquier navegador puedes acceder a la cuenta y estar en contacto con los compañeros de trabajo y clientes.

Permite el envío de archivos de gran tamaño o imágenes de alta definición sin afectar su calidad. Se pueden crear chats privados que se eliminan de forma automática junto con todos los archivos o multimedia compartido en ellos.

El número de teléfono y la última hora de conexión se pueden mantener ocultos como parte de su función de privacidad. Incluso se puede proteger la cuenta con huella dactilar, un PIN o contraseña y evitar que tu información sea accesible para otras personas.

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También puedes utilizar los bots, en donde es posible crear uno propio. Además de programar el envío de mensajes para que sea enviado a la hora que desees. Otra de sus buenas funciones es que puedes enviar mensajes silenciosos si es que no quieres importunar la reunión de tu jefe o compañero de trabajo.

Cuenta con un chat grupal que te permitirá estar en contacto con todos los colaboradores. Para realizar una búsqueda, sólo es necesario ingresar el nombre de usuario para que la aplicación te de las instrucciones para agregarlo y no dependas del número de teléfono.

Funciona también como nube en la que puedes archivar tus mensajes, crear recordatorios o anotaciones importantes. Puedes incluso enviarte fotos o archivos del teléfono a la PC dentro de tu misma cuenta. Y lo más importante, es que puedes hacer de esta aplicación una separación de tus contactos laborales y personales, dejando otras aplicaciones para este fin.

Zoom Meeting

Una buena opción para seguir en comunicación con el equipo de trabajo es por medio de Zoom, en esta aplicación se pueden realizar video-llamadas y videoconferencias.

Es descargable para sistemas operativos de Windows, Mac, Android, Linux y iOS. La versión gratuita permite reuniones individuales o grupales de hasta 40 minutos por sesión.

Dentro de sus funciones están: compartir pantalla, aplicaciones del escritorio y anotaciones, grabar la conversación dentro de la reunión en formato MP4.

Se considera de las más utilizadas en estos tiempos de home office.

Slack

Pionera dentro de las aplicaciones para trabajo de forma remota y de las más utilizadas dentro del ámbito laboral.

Esta herramienta permite comunicarse entre los colaboradores por medio de chats individuales o grupales manteniendo una buena organización de las actividades.

Está disponible para descargarse en el dispositivo móvil o computadora en versión gratuita o de paga. Las funciones dependen de qué versión seleccionen. Se incluyen videollamadas individuales o grupales, emoticones para pedir la palabra y no interrumpir al interlocutor, almacenamiento ilimitado de mensajes, entre otras más.

Asana

Esta es una herramienta fundamental para la organización, asignación y buen funcionamiento de las diversas tareas delegadas a los departamentos que conforman la empresa.

Su interfaz es muy amigable para los usuarios y permite que exista un flujo de tareas y proyectos fácil de identificar de inicio a fin en cada una de ellas.

Algunas de las ventajas que podemos encontrar al utilizar esta aplicación son:

  • Sincronizar tus actividades en Gmail y Google Calendar.
  • Crear check list en las tareas asignadas.
  • Programar recordatorios y tareas repetitivas.
  • Personalizar la vista de sus funciones para que la interfaz sea amigable.
  • Añade colaboradores a los proyectos que se están gestionando.

Se puede descargar la versión gratuita o de paga que puede ir hasta los $24,99 USD dependiendo el paquete que se necesite contratar.

El home office llegó para quedarse, una tendencia que tuvo que crecer casi de forma obligatoria y como se mencionó, existen diversas aplicaciones que pueden facilitar el entorno del teletrabajo. Por lo que, es importante seleccionar las herramientas más funcionales y que ofrezcan una experiencia completa dentro de las actividades que la empresa requiere, así como las que permiten tener una mayor productividad.

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Ricardo Esparza
Un individuo al que le gusta conocer la vida. Comprometido con mi familia, amigos y compañeros de trabajo. Turismólogo Egresado de la U. de G. "El conocimiento, de nada vale si no se comparte".
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