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Softwares para mejorar la comunicación durante el Home Office

No todo se basa en el correo electrónico o ERP.

A pesar de ya desde hace algunos años cada vez más perfila el migrar a sistemas de información integrados para lograr ser más eficientes, la pandemia llevó esta tendencia al siguiente nivel. Empresas como Zoom -que si bien ya eran conocidas y algo utilizadas- se volvieron ultra populares, y una gran cantidad de usuarios comenzaron a utilizar cada vez más en serio las opciones digitales para colaboración.

Claramente los primeros que adoptaron un modelo 100% distribuido fueron las empresas que ya tenían un camino recorrido y con los recursos para implementar soluciones integrales de gestión, como por ejemplo, sistemas ERP. Y si bien ya muchas tenían algunos años de utilizar este tipo de soluciones, realmente el trabajo presencial de oficina no se había terminado del todo.

Ahora bien, para las PYMES la cosa fue muy distinta. Sin recursos para un ERP ni tiempo para implementar una solución tan integral, y una disrupción en la forma de trabajar –el Home Office que se volvió forzoso de un día para otro– las soluciones fueron más bien improvisadas. En muchos casos se tuvo que adelantar la toma de decisiones sobre cómo evolucionar en el territorio de las Tecnologías de Información. Ahora abordaré cómo algunas empresas solucionaron este problema y en muchos casos al usar software especializado incluso mejoraron sus procesos.

El gran ajuste, del papel al E-mail al software basado en la nube

Es justo decir que la gran mayoría de las empresas chicas y medianas ya utilizaban el correo electrónico de manera habitual, y muchas de ellas incluso tenían ya sistemas integrados en algunas áreas, como por ejemplo facturación electrónica. También es cierto que la mayoría de los procesos internos eran una mezcla de papel y paperless, muchos requerían “firma del jefe” y otros tantos de tener una póliza. No necesariamente el usar transferencias electrónicas y CFDI forzó el cambio a digital total para muchas empresas. O no del todo.

El E-mail es una gran herramienta que tiene ya más de 20 años en uso empresarial, y se utiliza diariamente con mucho éxito. Tanto para comunicación interna, como con clientes y proveedores, así como para intercambio de presentaciones, comprobantes de pago y confirmación de citas. Se trata de una tecnología muy madura y muy bien aceptada. Pero también tiene sus limitantes para ciertos usos de comunicación entre equipos.

¿Por qué no todo es E-mail?

A continuación, enlisto algunas bondades y algunos puntos débiles de utilizar el correo “para todo” en la gestión de comunicación de una empresa. Si bien es posible, me parece importante destacar porqué no es la mejor idea siempre.

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Los puntos negativos (o potencialmente negativos):

  • Para empezar, es asíncrono, por lo que hay que esperar una respuesta que puede bien no llegar nunca. Estar sentado en la computadora esperando no es productivo.
  • No hay notificaciones de entrega o respuesta confiables, e incluso muchos correos simplemente van a spam o no llegan. ¿Cómo saber si nos leyeron, o cuándo?
  • Es común también equivocar el remitente, por lo que enviar información sensible se vuelve un riesgo, ya que, algo enviado es algo que no se podrá recuperar (el “unsend” no es viable ni confiable).
  • No todos están familiarizados con protocolos de “etiqueta”; por lo que hay ocasiones en las que una simple petición se vuelve una carta, o la información se puede perder en el contexto. Preguntar “¿A qué te refieres?” por ende en una cadena puede costar 15 minutos por el ir/venir de los correos y esto lo vuelve una opción lenta para discusiones.

Lo positivo: 

  • Se deja un testigo bastante confiable de fecha/hora y el historial de la cadena, así como archivos adjuntos. 
  • Es bastante confiable y es básicamente universal.
  • Es gratuito y altamente configurable, incluso soporta funcionalidad de sistemas CRM o integración con contactos y calendarios.
  • Al ser asíncrono puedes contestar a “deshoras” y no te ves mal.
  • El espacio no es un tema mayor, casi todos los servicios otorgan ya de forma gratuita desde 25 Gb de almacenamiento.

Más allá del correo…

Los principales “competidores” son sistemas de comunicación de distintos tipos, y muchas empresas han creado nuevas formas de interactuar, algunas con más funcionalidad de chat, otras con multimedia, e incluso otras más bien basadas en objetivos de proyecto, muy gráficas.

Sin duda otras opciones como WhatsApp también funcionan para gestionar la comunicación, sin embargo para equipos profesionales NO es una gran idea, y algunos clientes no aceptarán este canal o no lo verán como “serio”.

Hoy estaremos hablando de 5 programas que funcionan MUY bien en cualquier empresa. En muchas se utilizan no sólo uno, sino 2 o hasta 3 de éstos (u otros similares). Si bien no sustituyen al correo electrónico, las notas de voz o las llamadas por Zoom, sí ayudan a organizar los pendientes y proyectos, así como a optimizar otras áreas del negocio:

1. Slack

Mi favorito por mucho, se trata de un sistema enfocado en que ya no se utilice el correo y que la comunicación sea eficiente. Está basado en “canales” (éstos pueden representar equipos o proyectos) y también se puede invitar a clientes. Soporta integraciones de Google Calendar, Dropbox, y otros sistemas más complejos (como CRM o Project Management). También se integran pequeños programas (“bots”) que añaden funcionalidad y conectan a otros sistemas fácilmente.

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Si no lo conoces, vale la pena, es gratis (con algunas limitaciones) y en mi experiencia ha facilitado el compartir archivos sensibles, integrar proyectos y fomentar la colaboración de múltiples personas en muchos equipos a la vez.

2. Microsoft Teams

La apuesta de Microsoft que integra por supuesto su suite de MS Office, y tiene una gran ventaja por poder acceder a archivos (One Drive) o editar directamente en Excel o Word desde los “chats”. La solución tiene una versión gratuita y es favorita de empresas grandes también; por lo que se ha convertido en una excelente opción que además también integra videoconferencias y productividad. Lo malo es que no soporta tan bien las integraciones con otros sistemas que no son de Microsoft, o “plugins”.

3. Basecamp

Un sistema ya con sus años, pero que no ha dejado de mejorarse. Es de los primeros softwares de Project Management y sigue siendo un competidor relevante. Adicional ahora aparece en esta lista porque integra una funcionalidad de chat que compite con Slack y Teams. Aunque tiene la desventaja de que deberá usarse su sistema completo para la gestión; es decir, no es tan modular como los anteriores.

Es una excelente opción pero la realidad es que casi todos los que lo usan, también usan Slack y se centra más en la gestión de trabajo que en la comunicación per se. Lo menciono también para abrir el espectro a los programas que gestionan más que archivos, y que serán objeto de siguientes entradas.

4. Facebook Workspace

Así es, el gigante de las redes sociales también incursionó en la productividad empresarial. Su apuesta, Workspace, se trata de grupos, chats y seguimiento en un ecosistema muy basado en su red social y utilizando el mismo lenguaje. Porque también hay mucha gente que envía archivos y tiene conversaciones en Facebook, tiene sentido; sin embargo, a mi parecer es una opción que no aporta nada que las otras no. Si bien puede funcionar para agencias que se basan en esta red social, creo que muchas empresas más bien buscan tener a sus empleados fuera de ésta durante el horario laboral.

5. Google

Realmente la dejo al final porque su solución “Workplace” no es equiparable a la de Microsoft con Teams, y su apuesta es más sobre la gestión profesional del E-mail (que integra muy bien y extiende con Google Drive y Vault, y promueve el uso de calendarios compartidos); además de añadir funcionalidad sobre éste más que tratar de proponer otra manera de comunicar. Es una buena opción para tener una funcionalidad de productividad (compite contra Office) y a la vez tiene su sistema de videoconferencia, pero a mi parecer no cambia el paradigma como Slack o Basecamp.

Sin embargo, para mí es la mejor opción de gestión de E-mail, productividad y almacenamiento con Calendar y Drive, e incluye otras funcionales como Forms para poder crear seguimiento de opinión o post-venta. Se integra perfectamente con Slack, Trello y Monday, por ejemplo, logrando que sea una mejor opción de soporte que Office, para mí. En este artículo de Ricardo Esparza se habla más de funcionalidad de esta Suite y la conexión con otros sistemas.

¿Y después de la “comunicación”?

Porque no todo es enviar correos o mensajes, compartir información y tener juntas por Zoom. La comunicación entre áreas y el seguimiento de proyectos es muy complejo; y ahora más que nunca se ha convertido en una labor de seguimiento diario, semanal, mensual y anual. Las cuotas de venta, las fechas de entrega, las presentaciones en equipo (remotos durante la pandemia), y sobre todo la calidad en procesos siguen siendo los principales retos.

Es por esto que muchas PYMES también migraron a sistemas más completos y complejos, que gestionan dependencias, fechas y entregas.

En siguientes entregas estaré hablando de distintos acercamientos de cómo se puede trabajar de forma remota en básicamente todas las áreas de una empresa, eligiendo opciones de todos los rangos de precio para distintas necesidades: Project Management, almacenamiento y gestión de archivos, control de tiempos, clima laboral, administración de la venta, contabilidad y manejo de redes sociales son sólo algunas de las funciones que pueden ser relevantes para una compañía. Para todas éstas existen sistemas que mejoran los procesos y no necesariamente son prohibitivamente caros.

Me encantaría leer qué opinas y qué sistemas usas en tu empresa.

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Alejandro Vogt
Empresario, marketero, metalero, ex dj, apasionado digital // http://taste-mkt.com // Urbnst // Kin Kin // Galaxy 1985
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