En la actualidad las videoconferencias se han convertido en parte de nuestra vida cotidiana, en el ámbito laboral son ya más recurrentes, volviéndose una herramienta de apoyo indispensable para comunicarnos. Pero al no tener mucha experiencia o no estar preparados para trabajar desde casa, ha causado que no logremos prevenir situaciones que han causado malas experiencias a la hora de llevarlas a cabo, por lo tanto compartimos algunos tips para mejorar tu experiencia.
Comunicación a través de herramientas digitales
Las videollamadas son utilizadas para tener una comunicación virtual que permite interactuar con otra persona compartiendo audio y video al mismo tiempo. En el área laboral las videoconferencias son usadas para reuniones y/o capacitaciones.
Aplicaciones como WhatsApp, Facebook, Instagram o Facetime ofrecen el servicio para videollamadas. Pero Zoom y Google Meet se especializan en videoconferencias.
Es importante conocer las diferencias entre videollamadas y videoconferencias para elegir el servicio que logre cubrir nuestras necesidades.
Por otro lado, en México cada vez son más las empresas que están implementando el home office. Para llevarlo a cabo es necesario conocer varias aplicaciones, siendo las videoconferencias como uno de sus principales medios de comunicación.
Sin embargo, no es tan sencillo trabajar desde casa, algunas personas han tenido problemas para lograrlo con éxito, debido a la falta de capacitación previa.
Videoconferencias
Hoy en día, las videoconferencias son más bien una herramienta para integrarse en las plataformas de colaboración de video y de comunicaciones unificadas que también ofrecen el uso compartido de la pantalla, presentación de diapositivas, grabación, mensajería instantánea, herramientas de gestión de proyectos, la integración de la telefonía, entre otras características.
¿Qué necesito tomar en cuenta para una videoconferencia?
1. El espacio físico
- Antes de iniciar tu reunión elige bien el lugar donde te sentarás, evita que sea al aire libre.
- Como fondo se recomienda sea una pared lo más cercana posible para evitar el paso de personas detrás de ti durante la videollamada.
- Ordena los objetos que se encuentren a tu alrededor o si puedes moverlos a un lugar que no sean visibles.
- Avisa a tus familiares o integrantes del hogar que estarás en una reunión virtual y que no podrás atenderlos en ese momento.
- Pon en silencio o vibrador tu celular y cualquier otro aparato que pueda emitir un sonido. Si hay una televisión cerca se recomienda apagarla.
- Si tienes mascotas procura ponerlas en un espacio alejado de tu lugar de trabajo o si alguien puede cuidarlos mientras estas ocupado mejor.
- Aprovecha la luz del sol o un lugar que tenga una buena iluminación.
2. Aspectos personales
- Procura vestirte como usualmente lo haces para ir al trabajo de manera presencial o si usan uniforme úsalo.
- Evita usar gorros, cachuchas, lentes obscuros, camisetas o ropa muy informal, recuerda que algunas veces piden tomar fotografías o capturas de pantalla como evidencia.
3. Aspectos técnicos
- Para tener una mejor experiencia en videoconferencias se recomienda utilizar una computadora.
- Si te conectarás a internet por medio de una computadora se sugiere conectar el cable de Ethernet para lograr una mejor calidad de conexión.
- En caso de conectarte a internet de manera inalámbrica intenta ubicarte lo más cercano posible al módem.
- Si utilizarás una laptop ten la carga de la batería completa y tener cerca el cargador.
- Si te llega a fallar la computadora, tener tu celular con la batería cargada para tener acceso de inmediato y continuar con la reunión.
- Utiliza audífonos con micrófono para una mejor comprensión de lo que escuchas y de lo que digas en caso que tengas alguna participación.
- Procura que otros dispositivos con acceso a internet no sean utilizados al momento de hacer tu videoconferencia.
- Evitar durante tu videoconferencia el uso de aplicaciones de streaming, por ejemplo: YouTube, Netflix, HBO, GO, Amazon Prime, entre otros.
- En caso de tener consolas de video juegos como Xbox o PlayStation evitar su uso.
4. Antes de comenzar la videoconferencia
- Estar 15 minutos antes de la hora de inicio de la reunión, para organizar tu dispositivo, verificando que inicie correctamente y tengas internet.
- Si usarás un dispositivo móvil utiliza una base fija para evitar el movimiento de tu cámara.
- Tener a la mano el cargador de tu celular para evitar una descarga.
- Evita caminar con la cámara activada durante el desarrollo de la videoconferencia, ya que eso genera distracción para los demás participantes.
- Tener una batería UPS para mantener la energía eléctrica por un determinado tiempo para que en caso de que se vaya la luz.
- Antes de iniciar desactivar el micrófono antes de entrar a la reunión.
5. Durante la videoconferencia
- Para participar durante la videoconferencia espera a seguir las indicaciones del moderador.
- Puedes utilizar el chat para exponer alguna duda o pregunta sin interrumpir al expositor.
- Otra opción es levantes la mano para ponerte en espera ya sea para alguna duda o pregunta.
- Al momento de participar recuerda activar tu audio y al terminar silencia de nuevo tu audio.
- Tomar nota sobre los temas más importantes.
Videoconferencias indispensables para la comunicación actual
Estas herramientas tecnológicas seguirán siendo parte de nuestra vida cotidiana y se irán actualizando constantemente, surgirán nuevos escenarios en los cuales nos tocará experimentar y aprender, considero importante adaptarnos a lo nuevo para poder aprovechar los beneficios que nos brindan.
Las videoconferencias se han convertido en una herramienta indispensable de comunicación en el área laboral, educativo y de capacitación. Incluso son utilizadas para estar en contacto con familiares y amigos, por lo cual es necesario que aprendamos su correcto funcionamiento para contribuir a que estas se lleven a cabo de la mejor manera logrando su objetivo principal.
De manera que es importante trasladar a esta cultura digital el respeto, la tolerancia y la paciencia entre los participantes para tener un ambiente virtual exitoso.
